Como fazer um evento corporativo de sucesso?

Bem sabem os profissionais da área de marketing que um evento corporativo é como uma faca de dois gumes. Isso por que, quando bem realizado, pode trazer um retorno altamente satisfatório para a empresa, seja qual for objetivo dela, mas em caso contrário, ele pode se tornar inesquecível pela falta de organização e pelos prejuízos trazidos.

De acordo com a pesquisa “O Impacto Econômico dos Eventos”, cerca de 40% das organizações entrevistadas aumentaram os seus investimentos em eventos em 2011. Essas empresas já perceberam que um bom evento corporativo é uma verdadeira estratégia de marketing, com potencial para cativar clientes e fidelizá-los, melhorar o relacionamento da empresa com seus parceiros e fornecedores e até mesmo promover uma integração entre os funcionários da companhia.

Seja qual for o objetivo do evento, ele deve ser cuidadosamente planejado, de maneira que possa garantir ao seu público momentos enriquecedores!

Tenha objetivos claros

Antes de tudo, tenha em mente qual o objetivo e o público do evento. Se a ideia é lançar um novo produto, invista em material informativo de qualidade, em um ambiente que possibilite a interação desse público com a empresa e em uma estratégia eficiente de entretenimento informativo.

Se a proposta for melhorar o relacionamento da empresa com seus parceiros, aproveite o momento para levar aos colaboradores externos o maior número possível de informações sobre o seu negócio, mostrando a eles os benefícios reais de atuarem junto a uma corporação tão interessante.

O evento pode ser também um momento perfeito para reunir os funcionários de uma empresa e promover um treinamento interativo. Para isso, crie um clima aconchegante de descontração e aproveite para motivá-los e fazê-los participar. Quem sabe um desafio de metas com uma recompensa especial? Aproveite para divulgar as ações internas da empresa!

Objetivo e público definidos: é hora de começar a pensar nos detalhes!

Alie boas ideias ao seu orçamento

Agora que você já sabe qual será o público do seu evento, é possível mensurar o número de participantes e a partir daí definir o orçamento  Se a verba destinada for uma quantia pequena, procure definir os fornecedores o quanto antes, isso resultará em preços menores e prazos maiores para os pagamentos.

Tenha em mente que um evento de grande porte está diretamente associado a um investimento compatível. Considere que precisará de verba para coisas que vão desde a locação do espaço até para as canetas que os convidados levarão de brinde.

Uma ideia que vem ganhando popularidade nos eventos corporativos são as experiências imersivas. Neste caso, a empresa proporciona ao seu público um contato mais próximo com o produto ou procedimento empresarial, até mesmo com a própria organização do evento. Enquetes online para propor temáticas aos funcionários pode ser uma boa estratégia. Mas não se esqueça de alinhar todas as atividades do evento ao perfil da empresa!

Planejamento: do básico aos detalhes

Comece a planejar com antecedência. Definir o local de acordo com a proposta do evento é o primeiro passo. Feito isso, é hora de entrar em contato com fornecedores como buffet, locadores de equipamentos de imagem e som, estandes (se houver), mobiliário e equipe de cerimonial.

Não se esqueça de levantar toda a documentação necessária para o evento. Saiba se irá precisar de algum tipo de licença, seguro ou alvará e providencie o quanto antes. Também é importante conhecer  o trabalho e a integridade dos serviços que você está contratando, afinal, tudo o que você pediu deve estar no espaço do evento no dia e hora marcados.

Tenha uma equipe preparada para atender o público de forma coerente com a proposta do evento. Faça um treinamento com a equipe, para que ela possa realmente ser útil aos convidados. Pessoas preparadas para informar e orientar são essenciais! Crie também uma equipe de apoio para palco, assim caso os palestrantes e mestres de cerimônia precisem de alguma ajuda no evento, eles estarão de prontidão. Planeje também com cuidado o check-in e o credenciamento para que no dia do evento dê tudo certo!

Divulgue o evento para seu público alvo

Tudo pronto, chegou o momento de divulgar! Use e abuse das ferramentas online de divulgação e promoção! Além de práticas, elas garantem um acesso mais simples a informações como data, endereço e mapa de acesso, temática do evento, credenciais, entre outros. Encontre comunidades online que ressoam com os interesses do seu público. Se seu evento é sobre “E-commerce”, vale a pena divulgá-lo em fórums e comunidades de redes sociais sobre o assunto. Outras ferramentas que você pode utilizar são:

• Email marketing segmentado: Envie um convite para todos os contatos que você tem dentro da sua indústria. Email marketing funciona muito bem!
• Facebook Ads: Encontre pessoas possivelmente interessadas em assuntos relacionadas ao seu evento e promova um artigo para elas;
• Google Adwords: Anuncie para as pessoas que estão buscando por informações relacionadas ao seu evento;
• Conteúdo/SEO: Crie um blog do seu evento, envie artigos como autor convidado para outros blogs e assim atraia seu público alvo. Este conteúdo será indexado pelos buscadores e gerará mais tráfego para você.

Na hora do evento

Chegou o grande dia! Para que tudo ocorra bem, alguns pontos devem ser checados. Certifique-se de a equipe entendeu as recomendações e estão à postos para receber o seu público. Verifique também que todos os equipamentos estão funcionando corretamente e que o necessário para o  check-in está ok.

 Distribua um kit de boas vindas aos convidados no momento da entrada. Assim, eles já entrarão na festa com uma imagem positiva dos organizadores.

Este é o seu grande momento!  É a hora de mostrar que todo o seu planejamento valeu a pena. Luzes, câmeras, ação!

Pós-evento, colhendo os frutos do trabalho

Após seu evento corporativo você deve analisar se tudo ocorreu segundo o esperado. Faça uma pesquisa com os participantes para saber qual a opinião deles. Levante os pontos positivos e negativos da ação e procure melhorar com eles. Com certeza, bons retornos virão!